Kemiönsaaren kokemukset Intron käytöstä

Kemiönsaari on saaristokunta, joka sijaitsee Turun ja Helsingin välissä, Salon eteläpuolella. Kunta työllistää noin 600 henkilöä ja panostaa erityisesti henkilöstön hyvinvointiin sekä työviihtyvyyteen. Kunta onkin saanut vuosittain työntekijöiltä hyvää palautetta ja hyvät arvosanat työviihtyvyydestä. Yksi uusi askel, jota henkilöstön viihtyvyyden puitteissa on lähetty kehittämään on kunnan perehdytyskäytännöt.

INTRO perehdytystyökalu on ollut käytössä ja auttamassa Kemiönsaaren perehdytyskäytäntöjen kehitystä nyt vajaan vuoden. Tutustu, miten Kemiönsaari on hyödyntänyt INTRO:a perehdytyksen kehittämisessä

Jos luet jutun mieluummin ruotsiksi, löydät ruotsinkielisen version täältä

Yhtenäinen perehdytys kaikille

Intron käyttöönotto sai alkunsa siitä, että sain mahdollisuuden osallistua työnantajani Kemiönsaaren kunnan ja Rastor-instituutin yhteistyönä järjestämään tiiminvetäjäkoulutukseen. Osana koulutusta toteutettiin projektityö, jonka on tarkoitus hyödyttää sekä työnantajaa että henkilöstöä tai asiakkaita. Työskentelen osittain myös henkilöstöasioiden parissa, ja olen huomannut, että perehdytysprosessissamme on puutteita. Meillä ei ole ollut yhtenäistä perehdytystä uusille työntekijöille, eikä myöskään paikkaa, johon kaikki tieto olisi koottuna. Aineisto on ollut eri kansioissa työpaikalla, eikä sitä aina ole pidetty ajan tasalla. Meillä on intranet, jossa on saatavilla perustiedot, mutta ei uuden työntekijän perehdytykseen tarkoitettua dokumentoitua järjestelmää.

Miksi valitsimme juuri Intron?

• Intro tarjoaa nykyaikaisen ja yhdenmukaisen työkalun uusien työntekijöiden perehdytykseen.
• Uusi työntekijä voi tutustua perustietoihin jo etukäteen, heti palkkauspäätöksen saatuaan. Hänelle lähetetään sähköpostitse linkki, joka toimii yhteen Kuntarekry.fi-rekrytointikanavamme kanssa.
• Intron avulla esimies voi helposti seurata, mitkä osiot työntekijä on suorittanut, ja hänellä on selkeä tarkistuslista uuden työntekijän palkkaamiseen liittyvistä tehtävistä.
• Onnistunut perehdytys on myös turvallisuuskysymys. Se tuo turvallisuuden tunnetta uudelle työntekijälle, sillä tämä voi helposti tutustua tarvittaviin tietoihin ja pääsee siten sujuvasti kiinni työhön. Myös esimiehen on helppo varmistaa, että uusi työntekijä on käynyt läpi työtehtäviensä hoitamisen kannalta olennaisen materiaalin.

Intron käytön tavoitteet

• Sama tieto kaikille uusille työntekijöille.
• Säästää aikaa ja rahaa.
• Kaikki tietävät, miten toimitaan uusien palkkauksien yhteydessä.
• Selkeä mittausväline, jonka tuloksia seurataan säännöllisesti.
• Tehokas tapa päästä kiinni työprosesseihin jo etukäteen.
• Hyvä alku uudelle työntekijälle, mikä edesauttaa työntekijän viihtymistä ja halua jäädä kunnan palvelukseen.
• Nykyaikainen rekrytointi- ja perehdytysmenetelmä.
• Nopeuttaa työhön perehdyttämistä.
• Vähentää perehdyttämisprosessiin tarvittavia resursseja.
• Lisää varmuutta, kun henkilökunnalla on oikeanlaista tietoa heti alusta lähtien.
• Esimies saa tarkistuslistan perehdytykseen liittyvistä tehtävistään.
• Esimies voi helposti seurata perehdytyksen etenemistä sekä omalta että uuden työntekijän osalta.

Kuntaan palkataan jatkuvasti uusia työntekijöitä. Siksi on tärkeää, että huolehdimme uusista työntekijöistä heti alusta lähtien niin, että he viihtyvät ja haluavat jäädä meille töihin. Perehdytys on tärkeä osa kunnan imagoa, eikä uudelle työntekijälle voi enää todeta vain, että ”Kysy jos et tiedä jotain”.

Intro on nykyaikainen ja helppokäyttöinen työkalu, jonka avulla voit seurata perehdytyksen etenemistä. Intron avulla voit luoda räätälöidyn perehdytyksen, joka sopii juuri sinun työtiimisi tarpeisiin. Koska Intro on melko uusi ohjelma ja sen kehittäminen jatkuu edelleen, kunnalla on ollut mahdollisuus antaa kehittämisehdotuksia, mikä on hyödyttänyt myös kuntaa.

Esimiehiltä hyvää palautetta perehdytyksen kehityksestä

Nyt olemme päässeet niin pitkälle, että meillä on käytössä uusi päivitetty, kaikille uusille työntekijöille tarkoitettu yleinen perehdytys sekä erillinen perehdytys varhaiskasvatuksen työntekijöille ja terveyskeskussairaalan työntekijöille. Kesäksi tehdään erillinen kesätyöntekijöille tarkoitettu perehdytys, ja vähitellen pyrimme saamaan kaikkien yksiköiden perehdytykset Introon. Pilottiryhmässä mukana olleet esimiehet ovat suhtautuneet myönteisesti uuteen tapaan perehdyttää uusia työntekijöitä ja kokeneet hyötyneensä suuresti työprosessien ja perehdytysohjeiden läpikäynnistä. Kaikki vanhat Excel-luettelot ja Word-asiakirjat on päivitetty ja siirretty Introon. Esimiehen työ uusien työntekijöiden perehdyttämisessä helpottuu, kun vastuu jakautuu useamman työntekijän kesken. Introsta tulee koko työtiimin työväline.

Kannattaa varata riittävästi aikaa ja resursseja nykyisten asiakirjojen läpikäyntiin, päivittämiseen, tarpeettoman tiedon poistamiseen ja uuden olennaisen aineiston lisäämiseen. Näin saadaan rakennettua uusi, toimiva ja harkittu perehdytys. Suuressa organisaatiossa Intro kannattaa ottaa käyttöön vaiheittain. Aloittakaa mielellään pienellä pilottiryhmällä, joka pohtii yhdessä perehdytysaineiston rakennetta ja muotoilua.

-Heidi Ginman, Kemiönsaaren kunta

Heidi työskentelee Kemiönsaaren kunnan hallinnossa ja toimii muunmuassa henkilöstöasioiden parissa. Hän on toiminut Kemiönsaaren Intron käyttöönoton veturina sekä ollut mukana kehittämässä kunnan perehdytysprosesseja.

Tutustu Introon tarkemmin

Kuva: Visit Kemiönsaari