Kimitoöns erfarenhet av att använda Intro

Kimitoön är en skärgårdskommun belägen mellan Åbo och Helsingfors, nästan rakt söder om Salo. Kommunen har cirka 600 anställda. Kommunen ägnar särskild uppmärksamhet åt personalen och arbetstillfredsställelsen. Kimitoön har fått god respons från anställda varje år och bra betyg på arbetstillfredsställelse. Ett nytt steg som har tagits för att förbättra medarbetarnas välbefinnande är kommunens introduktion av nya anställda.

Kimitoön har använt Intro för att utveckla kommunens introduktion av nyanställda för ungefär ett år. Ta reda på hur Kimitoön har använt INTRO för att utveckla sin introduktion av nyanställda.

Om du vill läsa berättelsen på finska, hittar du den finska versionen här.

Enhetlig introduktion för alla

Intro kom igång i och med att jag fick möjlighet att delta i en teamledarutbildning som min arbetsgivare Kimitoön kommun arrangerar tillsammans med Rastor-institutet. En del av utbildningen består av ett projektarbete som ska gagnar arbetsplatsen och vara till nytta för personalen eller kunderna. Jag jobbar en del med personalfrågor och har märkt att det finns brister i vår introduktion. Vi har inte haft en enhetlig introduktion för nya medarbetare, det finns ingen plats där all info varit samlad. Materialet har funnits i olika mappar på arbetsplatsen och inte alltid varit up to date. Vi har vårt intranät som fungerar som basinformationskanal, men inget dokumenterat system för hur en ny medarbetare ska introduceras.

Varför vi valde Intro?

• Introduktion via plattformen Intro ger oss ett modernt och enhetligt sätt att introducera nyanställda.
• Den nyanställda kan på förhand bekanta sig med basinformationen, genom en länk som sänds via e-post genast då hen blivit anställd, fungerar tillsammans med vår rekryteringskanal Kuntarekry.fi.
• Vi får ett enkelt uppföljningssystem, där förmannen kan se vilka delar den nyanställde genomfört och förmannen har en tydlig checklista på sina uppgifter i nyrekrytering.
• En lyckad introduktion är en säkerhetsaspekt, det ger trygghet för den nyanställda att enkelt kunna ta del av den info som behövs för att smidigt komma in i arbetet och för förmannen att veta att den nyanställda gått igenom det material som krävs för att klara de dagliga uppgifterna.

Målet med Intro:

• Samma info för alla nyanställda.
• Sparar tid och pengar.
• Alla vet vad som gäller vid nyanställning.
• Tydligt mätverktyg och resultaten följs upp regelbundet.
• Effektivt sätt att komma in i arbetsprocesserna redan på förhand.
• En bra start för den nyanställda, som medverkar till att hen vill stanna och trivs.
• Modernare rekryterings- och introduktionsmetod.
• Snabbare introduktion i arbete.
• Mindre resurser krävs till introduktionsprocessen.
• Säkrare personal med rätt info i bagaget genast från början.
• Förmannen får en checklista på sina uppgifter i introduktionen.
• Förmannen kan enkelt följa upp introduktionen både för egen del och för den nyanställdas del.

Eftersom det ständigt anställs nya medarbetare i kommunen är det viktigt att vi tar hand om våra nyanställda så att de vill stanna och trivs från första stund. Introduktionen är en viktig del av vår image, det går inte längre att säga till den nya medarbetaren –”Fråga om det är något du inte vet?”
Intro är ett modernt verktyg som är lätt att använda och det finns en tydlig uppföljning. I Intro kan du skapa en egen anpassad introduktion som passar just för ditt arbetsteam. Eftersom Intro är ett rätt nytt program och utvecklas efterhand har vi haft möjlighet att ge utvecklingsförslag, vilket har varit till nytta för oss.

Förmän har varit positiva till det nya sättet att introducera nyanställda

Idag har vi kommit så långt att vi har en ny uppdaterad allmän introduktion som fungerar för alla nyanställda, samt en introduktion för de inom småbarnspedagogiken och för vår personal på hälsocentralsjukhuset. Till sommaren görs en introduktion för våra sommarjobbare och så småningom hoppas vi få med alla enheters introduktioner till Intro. De förmän som arbetat med i pilotgruppen har varit positiva till det nya sättet att introducera nyanställda och de har upplevt att de har haft stor nytta av att gå igenom sina processer och manualer för introduktion i arbete. Alla gamla Excel-listor och Word-dokument har uppdaterats och förts in i Intro. Förmannens arbete med att introducera nya medarbetare kommer att underlättas i och med att ansvaret fördelas på flera anställda ur personalen. Det blir ett verktyg för hela arbetsteamet.

Ett tips är att reservera tillräckligt med tid och resurser för att gå igenom nuvarande dokumentation; uppdatera, rensa bort onödigt och tillägg väsentligt material, detta för att kunna bygga upp en ny fungerande genomtänkt introduktion. I en stor organisation lönar det sig att ta ibruk Intro stegvist, börja gärna med en lite pilotgrupp som tillsammans funderar på uppbyggnaden och utformningen.

-Heidi Ginman, Kimitoön kommun

Heidi arbetar i administrationen av Kimitoöns kommun och hanterar till exempel personalfrågor. Hon har varit drivkraften bakom införandet av Intro i Kimitoön och varit med och utveckla deras kommunala introduktionssprocesserna.

Här kan du läsa mer om Intro (på finska)

Bild: Visit Kimitoön