Blogit
Yksi perehdytyskokemus, kiitos
”Tuossa on linkki meidän henkilöstömanuaaliin (200 sivua), lue sieltä miten täällä työskennellään. Kun olet lukenut sen läpi, tuossa on linkit tietoturvaohjeistukseen, työpaikan pelisääntöihin, organisaatiokaavioon. Tuon linkin kautta saat tilattua tunnukset ja kulkuluvat. Jos jokin jää epäselväksi, kysy Pekalta, Pekka tietää.” Kuulostaako tutulta? Kuvitteellisen esimerkin kruunaa vielä se, että kaikki uudet työntekijät kerätään auditorioon katsomaan sama materiaali uudelleen, tällä kertaa puhuttuna. Seuraava dia. Seuraava dia. Perehdytettävän näkökulmasta perehdytyskokemus voi alkuvaiheessa muodostua hyvin pirstaleiseksi. Uuden työntekijän ensimmäisinä päivinä kaadetaan kerralla paljon tietoa sekä sanallisesti että kirjallisen materiaalin muodossa.
Tehokas työnopastus vaatii tuekseen varta vasten perehdytystarkoitukseen luodun kattavan ohje- ja opetusmateriaalin. Uuden työntekijän aloittaessa ajaudutaan usein tilanteeseen, jossa perehdytysmateriaalia ei ole tai sitä on paljon, se on hajallaan tai se on vaikeasti käytettävissä. Materiaalit voivat sijaita paperisissa perehdytyskansioissa, organisaation intra-sivuilla tai y-asemalla liitetiedostoina. Jotta materiaali tukisi parhaalla tavalla uuden työntekijän oppimista, edellyttää se luokittelua ja päivittämistä. Jos perehdytettävän täytyy kahlata läpi laajoja tiedostoja tai selailla materiaaleja useista paikoista, hidastaa se uuden työntekijän itsenäisen työn aloittamista.
Järkevällä sisällöllä parempi perehdytyskokemus
Viime vuonna kirjoitimme blogissamme aiheesta positiivinen perehdytyskokemus kantaa pitkälle. Blogissa kerroimme, mitä työntekijän sitouttaminen laadukkaalla perehdytyksellä tarkoittaa. Näkökulma perehdytykseen oli organisaatiolähtöinen. Perehdytyskokemus on laaja kokonaisuus ja siihen vaikuttavat hyvin monet eri tekijät. Perehdytystä kehitettäessä on syytä myös pysähtyä miettimään, miten tämä kaikki näyttäytyy perehdytettävälle. Vaikka perehdytys olisi suunniteltu ja aikataulutettu hyvin, voi työntekijällä olla todella haastavaa kahlata läpi pitkiä dokumentteja ja tutkia erilaisia materiaaleja useassa eri paikassa. Asioiden konteksti on tuossa vaiheessa hyvin epäselvää, joten on vaikea tunnistaa, mikä on olennaista ja mikä epäolennaista.
Osana parempaa perehdytyskokemusta on tärkeää, että prosessin vaiheiden lisäksi myös materiaalit olisi pilkottu selkeästi sopiviin osakokonaisuuksiin ja niihin olisi edelleen helppo päästä käsiksi missä tahansa. Kaiken perehdyttämisen ei tarvitse perustua kasvotusten tapahtuvaan kommunikaatioon, itseoppimista voidaan tukea materiaalin avulla. Materiaalin pilkkominen auttaa perehdytettävää keskittymään yhden perehdytystehtävän kannalta oleellisiin asioihin. Perehdytystehtävää suoritettaessa voidaan selkeästi löytää punainen lanka ilman, että mennään läpi laajaa powerpoint-esitystä tai massiivista organisaation henkilöstömanuaalia. Kun perehdytystehtävä, ja -materiaali on ryhmitelty järkevästi, puhutaan vielä paremmasta perehdytyskokemuksesta perehdytettävän kannalta.
Lue myös: Millainen on hyvä perehdytys
Kaikki olennainen yhdessä paikassa - Perehdytysmateriaalipankki osaksi Introa
Intro perehdytysohjelmisto ohjaa perehdytyksen kulkua ja huolehtii siitä, että perehdytykseen liittyvät tehtävät tulevat tehdyksi. Intron kautta materiaaleja on ollut mahdollista linkittää eri paikkoihin, ja useissa organisaatioissa Intro onkin muodostanut keskitetyn ikkunan perehdytysmateriaaleihin. Introssa ei ole ollut tähän saakka mahdollista ylläpitää tehtäväkohtaisia materiaaleja ja ne ovat edelleen olleet useissa paikoissa. Perehdytettävän näkökulmasta käyttökokemus on katkennut siirryttäessä tarkastelemaan linkin kautta esim. videosisältöä tai tekstiartikkelia. Monessa tapauksessa kännykällä kotisohvalta käynnistetty perehtyminen katkeaa organisaation palomuurin takana olevaan sisältöön.
Nyt tuohon on tulossa muutos. Olemme kehittäneet Introon uutta ominaisuutta, jonka avulla perehdytysmateriaalien ylläpito on mahdollista toteuttaa Introssa ja ne linkittyvät sitä kautta myös osaksi uuden työntekijän perehdytyssuunnitelmaa. Perehdytettävä pääsee myös suoraan katsomaan perehdytystehtävään liittyvät materiaalit, kuten tekstit, kuvat ja videot suoraan omalta perehdytyssuunnitelmaltaan.
Jatkossa perehdytettävänä ei tarvitse enää liikkua eri näkymien välillä ja etsiä perehdytysmateriaaleja erillisestä paikasta. Ohjesisällöt ja materiaalit on jäsennelty pienemmiksi kokonaisuuksiksi ja ne on linkitetty suoraan yksittäisiin perehdytystehtäviin. Tehtävä vie juuri oikean materiaalin äärelle, eikä kaikkea sisältöä tarvitse selata läpi löytääkseen juuri kyseiseen aiheeseen liittyvän ratkaisun. Materiaaleihin voi tutustua tutkiessaan omaa perehdytyssuunnitelmaansa, kommentoida tehtäviä ja kuitata perehdytystehtävät tehdyksi, yhdessä paikassa. Uskomme vahvasti, että uuden toiminnallisuuden myötä perehdytyskokemus nousee uudelle tasolle ja perehdytyksen läpivienti tehostuu entisestään.
Perehdytysmateriaalipankki on tällä hetkellä kehityksessä ja se on tulossa käyttöön Intron lisäpalveluksi kesän aikana. Jos haluat jo tutustua Intron perehdytysmateriaalipankkiin ja miten se linkittyy osaksi perehdytyssuunnitelmia, voit varata meiltä jo esittelyn alla olevasta painikkeesta.