Suunnitelman käynnistys

Työskentele tehokkaasti Intro perehdytyssuunnitelman avulla

Suunnitelma on paikka, jossa perehdytys organisoidaan, tehtäviä suoritetaan ja edistymistä seurataan. Suunnitelma koostuu aikakategorioista ja tehtävistä. Hyvin usein aikakategoriat muodostavat perehdytyksen työjärjestyksen uuden työntekijän matkalla kohti uutta työtehtävää. INTRO:ssa uusi suunnitelma käynnistetään aina valitsemalla mallipohja. Voit halutessasi luoda oman mallipohjasi valitsemalla tyhjän pohjan ja kopioimalla olemassa olevat sisällöt INTRO:n tai valita jo olemassa olevan pohjan valmiilla sisällöillä.

Luo perehdytyssuunnitelma

1. Klikkaa Luo suunnitelmaOma työpöytä -näkymässä
2. Valitse avautuvasta ikkunasta, kutsutko uuden käyttäjän perehdytettäväksi vai jatkatko suunnitelmaan ilman perehdytettävää. Perehdytettävän voi lisätä myöhemminkin.
3. Jos klikkaat Kutsu uusi käyttäjä perehdytettäväksi, täytä perehdytettävän tiedot seuraavassa ikkunassa
4. Valitse avautuvasta valikosta uuden työntekijän perehdytykseen parhaiten soveltuva mallipohja
5. Klikkaa Luo suuunnitelma

Voit myös valita tyhjän pohjan ja aloittaa suunnitelman rakentamisen puhtaalta pöydältä. Kaikki mallipohjat ovat vapaasti muokattavissa ennen suunnitelman käynnistämistä

Lisää/muokkaa aikakategorioita

Lisää suunnitelmaan uusia aikakategorioita tai muokkaa olemassa olevia soveltumaan paremmin kyseiseen perehdytykseen.

1. Vie hiiri sinisessä kategoria -laatikossa olevan valkoisen nuolen päälle, josta avautuu valikko
2. Valitse haluamasi toiminto (muokkaa/poista/tyhjennä kategoria)
3. Aseta tarvittava määrä kategorioita rakentaaksesi perehdytyksen työjärjestyksen
4. Aseta aikakategorialle takaraja, johon mennessä tehtävät tulee suorittaa, valitsemalla muokkaa kategoriaa
   1. Voit asettaa takarajan valitsemalla kalenterista päivämäärän tai
   2. Asettaa takarajan viikkoina aloituspäivästä lukien. Järjestelmä laskee päivämäärän automaattisesti aloituspäivätiedon lisäämisen jälkeen
5. Klikkaa tallenna

Voit tarvittaessa vaihtaa kategorioiden paikkaa raahaamalla niitä toiseen kohtaan.

Lisää uusi tehtävä

1. Lisää kategoriaan uusi tehtävä valitsemalla Lisää tehtävä halutun kategorian alareunasta
2. Kirjoita Nimi -kenttään tehtävän nimi
3. Jotta muut perehdyttäjät ja perehdytettävä tietävät, mitä tehtävään sisältyy, lisää muut tarvittavat tiedot:
   - Kuvaus
   - Linkit
   - Alatehtävät
4. Valitse vastuuhenkilö
5. Paina Jatka

Voit tarvittaessa siirtää tehtäviä kategoriasta toiseen raahaamalla ne haluttuun kategoriaan.

Jos perehdytettävän ei tarvitse nähdä jotakin tehtävää, voit piilottaa sen häneltä näkyvistä klikkaamalla Piilota perehdytettävältä.

Kutsu / määritä vastuuhenkilö

Voit jakaa perehdytysvastuuta tiimillesi määrittämällä heidät vastuuhenkilöiksi eri tehtäviin. Osa tiimisi jäsenistä voi jo olla käyttäjinä Introssa ja osa täytyy kutsua uudeksi käyttäjäksi. Jäsenten kutsumiseen on kaksi tapaa: suoraan suunnitelmasta tai Oma tiimi -osion kautta.

Käyttäjän kutsuminen suoraan suunnitelmasta:

1. Avaa tehtävä, johon haluat määrittää vastuuhenkilön
2. Klikkaa Vastuuhenkilö-kenttää
3. Jos olet jo kutsunut henkilön tiimiisi, valitse hänet listasta. Jos henkilöä ei näy listassa, klikkaa Lisää uusi
4. Kirjaa henkilön sähköpostiosoite avautuvan ikkunan kenttään. Jos henkilö on jäsenenä toisessa tiimissä, alle tulee näkyviin hänen käyttäjänsä. Klikkaamalla henkilön nimeä, loput kentät täyttyvät automaattisesti. Jos henkilö ei ole lainkaan Introssa vielä, täytä loput kentät normaalisti.
5. Kun kentät on täytetty, klikkaa Lähetä kutsu
6. Henkilölle lähtee kutsuviesti ja voit nyt valita hänet vastuuhenkilöksi tehtävään

Käyttäjän kutsuminen Oma tiimi -osiosta

1. Klikkaa päävalikon Menu -ikonia
2. Valitse valikosta Oma tiimi
3. Mikäli sinulla on useita tiimejä, valitse tiimi, johon haluat kutsua uusia tiiminjäseniä
4. Klikkaa Lisää käyttäjä valitun tiimin alaosasta
5. Syötä kutsuttavan jäsenen tiedot lomakkeelle
6. Valitse Lisää käyttäjiä, mikäli haluat kutsua kerralla useamman käyttäjän
7. Lisää halutessasi oma kutsuviesti
8. Klikkaa Lähetä kutsu
9. Palaa suunnitelmaan klikkaamalla Intro-logoa ja valitsemalla haluamasi suunnitelma Perehdytettävät -listalta

Kutsumasi jäsenet löytyvät nyt yksittäisen tehtävän Vastuuhenkilö -valikosta. Voit asettaa heidät vastuuseen yhden tai useamman tehtävän suorittamisesta. Vastuuhenkilöt saavat ilmoituksen vastuutehtävistään suunnitelman käynnistämisen yhteydessä.

Mikäli kutsumasi käyttäjä ei vahvista rekisteröitymistä 30pv kuluessa, INTRO:n lähettämä linkki vanhenee automaattisesti. Näet Tiimi-näkymässä ne käyttäjät, jotka eivät ole vahvistaneet rekisteröitymistään ja voit tarvittaessa uusia kutsun. Mikäli henkilö on mukana käynnistetyssä suunnitelmassa eikä ole vahvistanut rekisteröitymistään, lähetetään hänelle uusi kutsu vanhentuneen tilalle.

Aseta perehdytettävä vastuuhenkilöksi

Voit asettaa myös perehdytettävän henkilön vastaamaan itsenäisesti tietyistä tehtävistä. Mikäli et ole vielä lisännyt perehdytettävää henkilöä Näytä tiedot -osiossa, näkyy yksittäisen tehtävän Vastuuhenkilö -valikossa teksti Perehdytettävä. Valitsemalla valikosta Perehdytettävä asetetaan tehtävän vastuuhenkilöksi perehdytettävä työntekijä. Voit lisätä myöhemmässä vaiheessa perehdytettävän nimen ja sähköpostin Näytä tiedot -osioon, minkä jälkeen teksti Perehdytettävä korvataan Vastuuhenkilö-valikossa perehdytettävän henkilön nimellä.

Lisää perehdytettävän henkilön ja tehtävän tiedot

Jos et lisännyt perehdytettävän tietoja jo suunnitelmaa luodessa, se tehdään tässä vaiheessa. Sinun täytyy vain lisätä tiedot perehdytettävästä henkilöstä ja tehtävästä Näytä tiedot -osiossa, minkä jälkeen olet valmis käynnistämään suunnitelman.

1. Klikkaa Näytä tiedot
2. Syötä Tehtävän tiedot. Suunnitelman nimi muodostetaan Perehdytettävä tehtävä -kentän tietojen perusteella
3. Syötä perehdytettävän tiedot, puhelinnumero ei ole pakollinen
4. Lisää työsuhteen aloituspäivä
5. Klikkaa Tallenna, mikäli haluat vielä jatkaa muokkausta ja käynnistää suunnitelman myöhemmin

Perehdytettävälle henkilölle ei vielä tässä vaiheessa lähetetä kutsua INTRO:n käyttäjäksi. Kutsu lähtee vasta siinä vaiheessa, kun suunnitelma käynnistetään

Käynnistä suunnitelma

Yksi klikkaus, ja olet valmis.

1. Tarkista, että kaikki tiedot ovat haluamallasi tavalla ja että jokaisella kategorialla on aikaraja ja jokaisella tehtävällä on vastuuhenkilö. Voit muokata suunnitelmaa myös käynnistämisen jälkeen
2. Klikkaa Käynnistä -painiketta. Intro lähettää sähköpostikutsun perehdytettävälle ja ilmoittaa tiimisi jäsenille, että heidät on kiinnitetty vastuuhenkilöksi yhteen tai useampaan tehtävään suunnitelmassa.

Käynnistämisen jälkeen jokainen suunnitelmaan lisätty henkilö, oli sitten kyseessä yksittäisestä tehtävästä vastuussa oleva perehdyttäjä tai perehdytettävä työntekijä, pääsee tarkastelemaan koko suunnitelmaa. Muokkausoikeudet koko suunnitelmaan on suunnitelman käynnistäjällä sekä tiimin omistajalla. Tehtävästä vastuussa oleva käyttäjä pääsee muokkaamaan ainoastaan omalla vastuullaan olevia tehtäviä.

Voit tarvittaessa tehdä muutoksia suunnitelmaan myös käynnistämisen jälkeen