Suunnitelman rakenne

Perehdytyssuunnitelma muodostaa perehdytyksen aikajanan, jolla on alku- ja päätepiste. Kun perehdytyssuunnitelma avataan, suunnitelma tulee oletuksena näkyviin. Oikean yläkulman takaa löydät lisää toimintoja, kuten Näytä tiedot. Suunnitelma -näkymässä kuvataan perehdytyksen sisältö, vastuut ja eteneminen, ja Tiedot-näkymässä perehdytettävän henkilön tiedot, tehtävän tiedot, perehdytykseen mahdollisesti liitettävät perehdytysdokumentit sekä perehdytystiimin jäsenet.

Suunnitelma jakaantuu perehdytyksen eri vaiheisiin eli aikakategorioihin, joihin perehdytystehtävät sidotaan. Aikakategorioille asetetaan määräaika, johon mennessä tehtävät tulee suorittaa. Mikäli tehtäviä ei kuitata tehdyksi määräaikaan mennessä, lähettää sovellus muistutusviestin myöhässä olevista tehtävistä niiden vastuuhenkilöille. Myös suunnitelman status muuttuu punaiseksi, mikä kertoo siitä, että suunnitelma on kokonaisuudessaan myöhässä.

Kategoriat

Suunnitelma voi tarvittaessa sisältää useita kategorioita. Tyypilliset kategoriat ovat:

• Ennen työsuhteen aloitusta
• Ensimmäinen päivä
• Ensimmäinen viikko
• Ensimmäinen kuukausi
• Ennen koeajan päättymistä
• Ennen perehdytyksen päättymistä

Voit järjestellä kategorioita tarttumalla hiirellä siirrettävään kategoriaan ja raahamalla valittu kategoria haluttuun kohtaan suunnitelmaa ja vapauttamalla valinta (drag&drop -toiminto). Tehtävän kategorian voi vaihtaa myös klikkaamalla tehtävää ja valitsemalla kategoria-valikosta haluttu kategoria.

Voit lisätä, muokata ja poistaa mallipohjan aikakategorioita ennen suunnitelman käynnistämistä. Kategorian poistaminen poistaa samalla kaikki kategoriaan liitetyt tehtävät.

Tehtävän nimi

Perehdytyssuunnitelman sisällön muodostavat kategoriaan liitettävät tehtävät. Voit lisätä, muokata ja poistaa mallipohjan sisältämiä tehtäviä ennen suunnitelman käynnistämistä. Tehtävän lisääminen tapahtuu klikkaamalla kategorian alareunassa olevaa Lisää tehtävä -painiketta ja syöttämällä sivulle avautuvaan tehtäväkorttiin tarvittavat tiedot tehtävästä. Tehtävän muokkaaminen ja poisto tapahtuu klikkaamalla tehtävää ja tekemällä tarvittavat muutokset avautuvaan tehtäväkorttiin.

Voit siirtää tehtäviä kategoriasta toiseen ja muuttaa tehtävien järjestystä kategorioiden sisällä tarttumalla hiirellä tehtävään, raahaamalla tehtävä haluttuun kohtaan ja vapauttamalla valinnan.

Suosittelemme pitämään perehdytystehtävien nimet lyhyinä ja ytimekkäinä, ja käyttämään Kuvaus -kenttää tehtävän tarkempaan kuvaukseen.

Tehtävän nimi

Tehtävän nimi -kenttään kirjoitetaan perehdytystehtävää mahdollisimman hyvin kuvaava teksti. Hyvä nimi on lyhyt, ytimekäs ja kuvaava.

Kuvaus

Pitääksesi tehtävien nimet lyhyinä ja ytimekkäinä voit kuvata tehtävän luonteen ja tavoitteen sanallisessa muodossa kuvaus -kenttään.

Vastuuhenkilö

Tehtävästä voi olla vastuussa vain yksi tiimin jäsen kerrallaan. Vastuuhenkilö vastaa yksittäisen tehtävän perehdyttämisestä ja tehtävän merkitsemisestä tehdyksi. Vastuuhenkilöä voi vaihtaa suunnitelman ollessa jo käynnissä. Vastuuhenkilö -valikossa on valittavissa kaikki tiimin jäsenet, mukaan lukien perehdytyksen kohdehenkilö. Voit myös kutsua uuden henkilön tiimiisi suoraan perehdytyssuunnitelman vastuuhenkilövalinnan Lisää uusi -toiminnolla.

Perehdytettävän henkilön tiedot on lisättävä ensin Tiedot-välilehdelle, jotta hänet on mahdollista kiinnittää tehtävän vastuuhenkilöksi nimellä. Sitä ennen voit lisätä vastuuhenkilöksi valinnan "Perehdytettävä"

Linkki

Voit linkittää tehtävään ulkoisia tietolähteitä lisäämällä ulkoisen lähteen url-osoitteen Linkki -kenttään. Tyypillisiä ulkoisia lähteitä ovat sähköiset oppimisympäristöt ja intrassa sijaitsevat tarkemmat ohjeet.

Huomiothan, että mikäli linkki ohjaa organisaation sisäverkossa olevaan sivustoon, tulee käyttäjän päätelaitteen olla sisäverkossa, jotta linkki avautuu oikein. Tämän vuoksi sisäverkossa olevia linkkejä ei kannata asettaa ennen aloitusta -kategorian tehtäviin, jos uuden työntekijän on tarkoitus käydä niitä läpi.

Alatehtävät

Perehdytystehtävä voi jakaantua perehdytettäviin osakokonaisuuksiin, joista käytetään nimitystä Alatehtävä. Alatehtävät muodostavat listan tehtäviä, jotka voi erikseen kuitata tehdyksi. Alatehtävien kuittaaminen ei automaattisesti kuittaa päätehtävää tehdyksi.

Alatehtävien kuittaaminen ei automaattisesti kuittaa päätehtävää tehdyksi

Perehdytyssisältö (uusi)

Tehtävään voi valita perehdytyssisältöä organisaation materiaalipankista, mikäli tämä lisäosa on aktivoitu teille käyttöön. Sisältö näytetään perehdytettävälle osana tehtävää. Tehtävään voi siis lisää laajempia asiasisältöjä kyseiseen tehtävään liittyen, esimerkiksi ohjemateriaaleja ja esittelyjä. Perehdytyssisältö voi olla teksti, video tai kuva.

Kommentit

Yksittäiseen tehtävään voi lisätä kommentteja ennen suunnitelman käynnistämistä sekä käynnistämisen jälkeen. Kommenttipalstaa voi hyödyntää esimerkiksi kuvaamaan tarkemmin perehdytyksen toteuttamisessa esiin nousseita asioita.